Crew-OS

Crew-OS ist eine deutschsprachige Anwendung für Schichtbetriebe mit etwa fünf bis 100 Mitarbeitern. Das Produkt bündelt Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheiten, digitale Personalakte und die Vorbereitung der Lohnübergabe in einem System. Es richtet sich an Gastronomie, Hotellerie, Catering, Einzelhandel, Handwerk und weitere Betriebe mit Schichten – von Restaurant und Eventlocation bis Werkstatt, Fitness, Friseur, Reinigung, Pflege und Apotheke.

Der Nutzen ist ein durchgängiger Mitarbeiter-Kreislauf statt isolierter Tools. Crew-OS beginnt bei der Einladung ins System und führt über Vertrag, Onboarding, Schicht und Stempelung bis zum Monatsabschluss, zum Export der Lohn-Daten im DATEV-Format an den Steuerberater, zum Rückimport der Lohnabrechnungen und zum Abgleich mit dem Kontoauszug. Die Lohnabrechnung selbst bleibt beim Steuerberater; Crew-OS liefert die Nachweise und den Export.

Ab 1. Januar 2027 müssen Entgeltunterlagen elektronisch und maschinenlesbar geführt werden. Dazu zählen Arbeitszeitnachweise, Verträge und Bescheinigungen. Crew-OS legt Arbeitszeiten vom Stempeln bis zur Bestätigung durch den Mitarbeiter digital ab, führt eine Änderungshistorie und stellt je Person eine digitale Akte mit Pflichtunterlagen, Verträgen und Prüfungs-Export bereit.

Die Software kommt von der Doc Phone GmbH in Darmstadt und ist in den eigenen Betrieben der Gründer entstanden: einer Handy-Werkstatt, einer Eventlocation und einem Restaurant in Darmstadt und Groß-Zimmern. Gehostet wird in Frankfurt am Main. Einladung und Onboarding gibt es in Deutsch, Englisch, Polnisch, Türkisch und Farsi.

Der Kern sind Schichtplan, Stempeluhr und digitale Akte. Der Plan kennt Bereiche, Skills, offene Schichten, Tausch und Verfügbarkeiten; genehmigter Urlaub und Krankheit sperren Schichten. Eine Prüfung nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) warnt bei Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit und Pausen. Gestempelt wird am iPad-Terminal mit persönlichem Code und Live-Foto oder in der App; das Terminal arbeitet bis zu sieben Tage offline weiter. Nachträge laufen mit Freigabe.

Zum Monatsende bestätigt jede Person ihre Stunden – auch über einen Link ohne Login. Zuschläge, Vorschüsse und Sachbezüge fließen in den Abschluss. Der Export im DATEV-Format geht an den Steuerberater; fertige Lohnabrechnungen können zurück importiert und verteilt werden. Der Abgleich mit dem Kontoauszug ist KI-unterstützt und wird vom Betrieb bestätigt.

Im Festpreis enthalten sind Plan, Zeiterfassung, iPad-Stempeluhr, Abwesenheiten, Team-Chat, Aufgaben, mehrere Standorte und die digitale Akte. Die Lohn-Erweiterung mit Monatsabschluss, Bank-Überweisungsdatei (SEPA), DATEV-Export und Kontoabgleich gibt es auf Anfrage. Bis 31. Dezember 2026 gelten Einführungspreise inkl. MwSt.: 20 Euro für 1–5 aktive Mitarbeiter, 35 Euro für 6–10, 60 Euro für 11–20, 100 Euro für 21–50; darüber ein individuelles Angebot. Wer 2026 startet, behält den Preis 24 Monate. 15 Prozent Rabatt bei jährlicher Zahlung, 28 Tage Test, monatlich kündbar. Native Apps gibt es für die iPad-Stempeluhr und die iPhone-Team-App.

In Schichtbetrieben entstehen Dienstplan, Stempelzeiten und Lohnunterlagen oft in WhatsApp, Excel und Papierordnern. Ab 2027 gelten Papierentgeltunterlagen bei der Betriebsprüfung der Rentenversicherung als nicht prüfbar. Gleichzeitig bleibt die dokumentierte Arbeitszeiterfassung Pflicht.

Crew-OS zielt auf Betriebe, die Plan, Zeit und Akte zusammenführen wollen, ohne die Lohnabrechnung intern zu bauen. Typisch sind Häuser mit fünf bis 100 Personen, mehreren Standorten oder wechselnden Event-Teams. Die Positionierung: der Kreislauf schließt hinten, wo andere am DATEV-Export aufhören – mit Rückimport der Abrechnungen und Zahlungsabgleich.