Pactos

Pactos bietet Unternehmen und Personaldienstleistern eine Plattform, auf der Fremdpersonal von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnung in einem Ablauf läuft. Die Marke sitzt in München und richtet sich an Betriebe, die Zeitarbeit, Werkverträge oder Freelancer in größerem Umfang einsetzen, sowie an die Verleiher, die diese Einsätze bedienen. Statt verteilter Listen, Telefonate und Anhänge bündelt Pactos Anfragen, Kandidaten, Nachweise, Zeiten und Abrechnung.

Der Nutzen sitzt in der täglichen Steuerung. Ein Bedarf geht an angebundene Dienstleister, Nachweise laufen ein und werden geprüft, Fristen wie Höchstüberlassungsdauer und Equal Pay werden überwacht, Rechnungen werden mit freigegebenen Zeitnachweisen abgeglichen. Die KI namens Paco liest Lebensläufe, schlägt Kandidaten vor, erstellt Interviewleitfäden und prüft Rechnungen; Entscheidungen bleiben bei den nutzenden Teams. Rollen und Freigaben lassen sich so schneiden, dass Einkauf, Personal, Recht, Finanzen und ein Master Vendor jeweils nur den vorgesehenen Ausschnitt sehen.

Vier Produktlinien decken den Prozess ab. Vendor Intelligence ist das Vendor-Management-System für Bedarf, Bewerber, Einsatz, Rechnungsprüfung und Auswertungen, ergänzt um Schichtplanung, Zeiterfassung und Kurzfristbesetzung. Compliance Intelligence prüft die AÜ-Erlaubnis tagesgenau, holt Unbedenklichkeitsbescheinigungen monatlich bei Krankenkassen und Berufsgenossenschaften ein und macht Beitragsrückstände früh sichtbar – eigenständig oder im Verbund. Tender Intelligence ist ein begleiteter Ausschreibungsservice, kein Marktplatz: Pactos matcht auf mehr als 15 Datenpunkten gegen über 5.000 Personaldienstleister mit gültiger deutscher AÜ-Erlaubnis. Workforce Intelligence führt Schichten, Zeiten und Nachweise für Stammbelegschaft und Externe in einem Plan.

Die Positionierung ist Betriebssystem für externes Personal, nicht nur ein Versandkanal für Profile. Pactos hostet in EU-Rechenzentren, ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, verarbeitet Daten DSGVO-konform und erfüllt die EU-KI-Verordnung; Kundendaten trainieren keine Modelle. Offene Schnittstellen binden ERP, HR, Zeitwirtschaft und Dienstleistersysteme an, per REST-API oder Datei. Die Einführung läuft über Workshop, Integration und Anbindung der Dienstleister; Go-Live ist in weniger als drei Monaten vorgesehen. Das Pricing folgt dem gesteuerten Volumen plus einmaliger Implementierung.

Kunden wie KNUTH Werkzeugmaschinen, Unique Personalservice, Swissport und HIVE nutzen Pactos. Bei KNUTH sanken Rechnungsfehler um 20 Prozent und Prozesszeiten um 70 Prozent; fünf Fachkraftstellen waren in drei Wochen besetzt. Branchen mit hohem Fremdpersonaleinsatz sind unter anderem Gesundheitswesen und Pädagogik, Logistik, Industrie, Gastronomie und Einzelhandel, Aerospace und Defence sowie Professional Services. Antonio Zill und Philipp Eckert führen als Gründer und Geschäftsführer, Matthias Voigt als CTO.

Pactos bildet den Fremdpersonalprozess in vier Linien ab, die einzeln oder zusammen laufen.

Vendor Intelligence steuert den operativen Kern: Jobvorlagen mit Qualifikationen und Pflichtnachweisen, Bedarfsmeldung, mehrstufige Freigaben, Verteilung an Dienstleistergruppen in definierter Reihenfolge, Kandidatenauswahl, Einsatz, Zeiten und Rechnungsprüfung. Zusatzmodule decken Schichtplanung, Zeiterfassung und kurzfristige Besetzung ab. Abweichungen zwischen Leistung und Rechnung werden früh sichtbar.

Compliance Intelligence holt Nachweise direkt bei ausstellenden Stellen ein – Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, Bundesagentur für Arbeit – statt Dateien vom Dienstleister weiterzureichen. Die AÜ-Erlaubnis wird tagesgenau geprüft, Unbedenklichkeitsbescheinigungen monatlich angefordert. Status farblich je Dienstleister und Niederlassung, mit revisionssicherer Historie. Der Einstieg dauert rund drei Wochen Onboarding beim Dienstleister; danach läuft die Prüfung automatisiert. Entleiher senken das Risiko der subsidiären Haftung, Dienstleister entfallen viele Einzelabfragen. Pactos beziffert die Entlastung mit 150 bis 180 Euro je Zeitarbeitskraft und Jahr.

Tender Intelligence startet ohne Systemeinführung. Einsatzbetriebe beschreiben den Bedarf, Pactos findet passende Anbieter mit gültiger AÜ-Erlaubnis, Angebote kommen in einheitlicher Struktur, der Vertrag kann per E-Signatur geschlossen werden. Pactos ist an keinem der Dienstleister beteiligt. Workforce Intelligence hält Stamm und Externe im selben Plan, erfasst Zeiten einmal und lässt die KI darin mitlaufen, ohne die Entscheidung zu übernehmen.

Anbindungen bleiben beim führenden System: Bedarf, Bestellungen und Kostenstellen aus ERP, Stammdaten aus HR, Buchungen aus der Zeitwirtschaft, Angebote und Nachweise der Dienstleister, Anmeldung über das zentrale Benutzerverzeichnis. Jeder Transfer wird protokolliert. Hosting in der EU, Mandanten getrennt, Rollen je Geschäftseinheit.

Pactos adressiert den europäischen Markt für steuerbares Fremdpersonal – ein Volumen von über 230 Milliarden Euro – in dem Bedarf, Nachweise und Abrechnung oft noch über Tabellen und E-Mail laufen. Zielkunden sind Entleiher mit spürbarem Zeitarbeits- und Werkvertragsanteil sowie Personaldienstleister, Master Vendor und Neutral Vendor, die denselben Prozess gegenüber mehreren Kunden steuern.

Rechtliche Fristen und Haftungsfolgen machen analoge Abläufe teuer: Höchstüberlassungsdauer, Equal Pay, AÜ-Erlaubnis und Unbedenklichkeitsbescheinigungen. Fachabteilungen, die außerhalb von Rahmenverträgen beauftragen, erschweren Einkauf und Compliance. Pactos setzt genau dort an: ein Datenstand für Bedarf, Dienstleister und Rechnung, plus laufende Prüfung an der Quelle.

Die Software ist im DACH-Raum im Einsatz und an bestehende Branchen-IT anbindbar, darunter zvoove. Typische Felder sind Schichtbetrieb im Gesundheitswesen, Saisonspitzen in Logistik und Handel, Qualifikationsnachweise in der Industrie sowie Freelancer in Professional Services. Pactos steuert bereits mehrere Tausend externe Arbeitskräfte für Kunden wie Swissport, Knuth und Unique Personal.